Обязанности:
Полная административная поддержка руководителя, устный и письменный перевод, административное координирование отдельных фаз проектов, деловая корреспонденция, финансовая отчетность по командировкам, административное сопровождение, работа в СЭД, SAP (ведение табеля, учет рабочего времени)
Планирование рабочего времени руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т.д.; ведение и корректировка рабочего календаря руководителя.
Организация обеспечения рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе.
Осуществление технической помощи руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.).
Организация деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования), подключение теле-/видеоконференции.
Протоколирование деловых встреч и совещаний руководителя, передача протокола на утверждение руководителю, осуществление распределения протокола среди участников совещания.
Организация приема посетителей руководителя: заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости.
Прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч, перевода совещаний и т.д.
Обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя.
Планирование, организация и отчетность по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы, организация трансфера, предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы.
Отчетность по расходам руководителя: расходы по корпоративной карте, прочие расходы.
Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя.
Ведение телефонной и информационной базы руководителя.
Организация и координация трансфера при местных и междугородних поездках по запросу руководителя.
Выполнение прочих поручений непосредственного руководителя.
Подача заявок на бронирование авиабилетов, гостиницы, трансфера для сотрудников Департамента в рамках их служебных поездок.
Письменный перевод документов руководителя.
Устный перевод совещаний руководителя.
Учет и регистрация входящих и исходящих документов руководителя.
Прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и доводит их содержание до руководителя.
Отслеживание поступление корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременно их передает руководителю.
Проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись.
Передача документа (ов) в соответствии с принятым руководителем решением в структурные подразделения или исполнителям.
Контроль соблюдения сроков и выполнения указаний и поручений руководителя.
Составление по поручению руководителя писем, запросов и других документов и их отправка по каналам связи (почта, электронная почта, факс и пр.) в соответствующие службы или соответствующим лицам.
Соответствующее хранение документов руководителя.